- قائم مقام دفتر نظارت و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران گفت: دو وظیفه مهم دیگر هم به عهده دفتر نظارت و بازرسی کانون نهاده شده که حضور بازرسان بعنوان نماینده دادستان جهت تاسیس و جابجایی است.
به گزارش دادرسی و به نقل از روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران محمدرضا اصلانی گفت:
هم اکنون ۲۱ بازرس دارای مدرک کارشناسی و بعضا کارشناسی ارشد حقوق قضایی با دفتر نظارت و بازرسی کانون همکاری می کنند.
طبق آموزش های ارائه شده به بازرسان، رویه بر این است که قبل از تهیه گزارش اگر با ابهامی روبرو بودند حتماً مشورت لازم اخذ شود و پس از تهیه گزارش موارد مطروحه مورد بازبینی قرار می‌گیرد و اگر ایراد و اشکالی وجود داشته باشد برطرف خواهد شد.
وی در مورد نحوه بازرسی های سرزده به دفاتر اسناد رسمی اظهار کرد:
در بازرسی های اجمالی همانطور که از نامش پیداست نه تمامی اسناد دفترخانه بلکه برخی از این اسناد بصورت رندومی ( معمولا اسناد یکی دو سال آخر ) مورد بازرسی قرار می گیرد.
بازرسی کلی هم بموجب ابلاغ صادره از اداره کل ثبت اسناد و املاک استان انجام می شود که با توجه به همکاری کانون با اداره ثبت و معرفی ۶ نفر از بازرسین ما به اداره کل ثبت جهت همکاری، این نوع بازرسی ها تلفیقی بوده و توسط یکی از بازرسان ثبت در معیت بازرسین کانون انجام می شود.
اصلانی افزود: دو وظیفه مهم دیگر هم به عهده دفتر نظارت و بازرسی کانون نهاده شده که حضور بازرسان بعنوان نماینده دادستان جهت تاسیس و جابجایی است. به نحوی که بازدید محل دفاتر اسناد رسمی بهنگام تاسیس و جابجایی از طریق بازرسی کانون انجام پذیرد. که شامل امور مربوط به تغییر و تحول و معاینه و تایید محل دفاتر اسناد رسمی جدید التاسیس یا دفاتری که قصد جابجایی محل دفترخانه را دارند است.
در این خصوص تفاهم نامه ای فیمابین کانون و اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران تهیه و به امضای ریاست کانون و مدیر کل ثبت استان رسیده است که حداقل طرف سه ماه اخیر بیش از ۲۰ مورد جابجایی داشتیم که بازدید از محل و تهیه گزارش و ارسال آن به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران از طرف دفتر نظارت و بازرسی کانون انجام شده است.
قائم مقام دفتر نظارت و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران با بیان اینکه نسبت به قبل میزان تخلفات در برخی موارد کاهش و در برخی موارد هم تغییر کرده است گفت:
برای پیشگیری از بروز تخلفات در وهله اول باید به نحوی عمل کرد که تخلف عملاً قابلیت ارتکاب نداشته باشد. برای تحقق این امر یکی از راه‌ها این است که سامانه ثبت آنی بیشتر تقویت و هوشمندسازی شود. در این شرایط سردفتر عمداً یا سهواً تخلف نخواهد کرد.
نکته دیگر اینکه دسترسی به دفتر نظارت بازرسی در خصوص سامانه ثبت الکترونیک اسناد و نظارت سیستمی هم به عنوان گام دوم تاثیرگذار خواهد بود و در کاهش میزان تخلفات موثر است. همچنین آموزش علمی و عملی همکاران سردفتر خصوصاً همکاران جدید هم راهکار دیگر است.
اصلانی با اشاره به نحوه رسیدگی به شکایات گفت: در برخی موارد شاکی جهت طرح شکایت مستقیما به کانون مراجعه می نماید که میز خدمتی در طبقه همکف کانون دایر کردیم تا هر روز یکی از بازرسین کانون پاسخگوی مراجعین باشد.
بسیاری از شکایات با پاسخ به مراجعین یا راهنمایی آنها و یا تماس با سردفتر حل و فصل می شود در غیر اینصورت شکایات پذیرش می شوند و بعد از ثبت در دبیرخانه به دفتر نظارت و بازرسی کانون ارجاع می شود.
وی افزود: البته در برخی موارد شاکی مستقیما به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران مراجعه می کند که این موارد هم جهت رسیدگی به کانون ارجاع میشود.
البته در اینگونه موارد با توجه به نوع شکایت اهتمام دفتر بازرسی کانون بدوا حل و فصل موضوع است در غیر اینصورت با صدور ابلاغ بازرسی پرونده با توجه به اهمیت موضوع به یک یا دوبازرس ارجاع شده و نتیجه پس از بررسی، به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران گزارش می شود.
